Excel解説｜ChatGPTを使ってExcelで何ができるのか？

AIツール紹介

はじめに

Excelは、世界中のビジネスや個人で使われている非常に強力なツールです。数値の集計、データ分析、ビジュアル化、マクロによる自動化など、非常に多機能ですが、その豊富な機能をフルに活用するためには、スキルと時間が必要です。ここで登場するのがAIツール「ChatGPT」。このAIを活用することで、Excelでの作業を劇的に効率化することが可能です。

本記事では、ChatGPTをどのように使えば、Excelでの作業がスムーズになり、時間短縮や精度向上を実現できるのか、その具体的な方法を紹介します。

この記事を読むべき人
・Excelを業務で使用している人
・大学生（本当に読んでほしい）
・ChatGPTの活用方法を知りたい人

1. 複雑な関数の作成を簡単に

Excelには、多数の関数がありますが、特に複数の関数を組み合わせる必要がある場合、その設計には時間がかかります。例えば、IF関数やVLOOKUP関数、COUNTIF関数などを使用する際、条件の設定や構文ミスが原因でうまく動作しないことがあります。そんなとき、ChatGPTに質問することで、必要な関数や数式を短時間で作成できるようになります。

プロンプト例

「販売データから特定の条件を満たす行のみを合計するには、どのような関数を使えばいいですか？」

このような質問に対してChatGPTは、例えば次のような数式を提案してくれます。

=SUMIFS(B2:B100, A2:A100, ">1000")

ChatGPTは、関数の使い方だけでなく、各引数の意味や適用方法もわかりやすく解説してくれるため、数式を作成する時間が大幅に短縮されます。また、複雑な入れ子構造の数式も簡単に設計できるようになるため、効率が大幅に向上します。

2. VBAコードやマクロの自動生成

Excelでの高度な作業の自動化にはVBA（Visual Basic for Applications）を使ったプログラミングが欠かせません。しかし、VBAを学ぶのは時間がかかり、初心者には難しいと感じることも多いでしょう。そんな時は、ChatGPTを使って自動的にVBAコードを生成することができます。具体的な処理内容をChatGPTに説明すれば、それに応じたコードを作成してくれます。

プロンプト

「毎日新しいシートを自動的に作成し、データを入力するマクロを作りたい」

ChatGPTは、次のようなVBAコードを提案します。

Sub CreateNewSheet()
    Sheets.Add(After:=Sheets(Sheets.Count)).Name = Format(Now(), "YYYYMMDD")
    Range("A1").Value = "データ"
End Sub

このコードを実行することで、毎日自動的に日付ベースの新しいシートが作成され、そのシートにデータが入力されます。VBAのコードを書く際に、細かな文法エラーやロジックのミスを避けるために、ChatGPTは非常に役立つツールです。

3. データの整理と分析をスマートにサポート

大量のデータを整理する作業は、非常に時間と労力を要します。フィルタリング、ソート、条件付き書式の設定など、データ処理の効率を上げる方法をChatGPTに尋ねることで、最適な方法を提案してくれます。さらに、特定の分析手法や関数を使ったデータの処理方法を学ぶことができ、効率的なデータ管理が可能になります。

プロンプト

「複数の条件に基づいてデータをフィルタリングする方法を教えてください」

この質問に対してChatGPTは、フィルター機能の使用方法、あるいはFILTER関数を使ったフィルタリングの手順を詳細に説明してくれます。例えば以下のような数式でフィルタリングを行うことができます。

=FILTER(A2:B100, (A2:A100="商品A") * (B2:B100>100))

これにより、特定の商品名や条件に合致するデータを簡単に抽出でき、膨大なデータセットでも短時間で目的の情報にアクセス可能です。

4. グラフの自動化と可視化の提案

Excelの強力な機能の一つに、データの可視化があります。棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフなどの一般的なグラフから、散布図やヒストグラムなどの高度なグラフまで、Excelでは様々な視覚化が可能です。しかし、どのグラフが適切かを選ぶのは意外と難しいことがあります。

ChatGPTに「どのグラフが最適か」「どのようにグラフを作成するか」を質問すれば、データに最適なグラフの種類や作成手順を簡単に教えてもらえます。

プロンプト

「年度ごとの売上推移を視覚化する最適なグラフは？」

このような質問に対してChatGPTは、「折れ線グラフ」が適切であるとアドバイスし、作成方法も次のように解説してくれます。

  • 手順1: データ範囲を選択する
  • 手順2: [挿入]タブから折れ線グラフを選択する
  • 手順3: グラフにタイトルや軸ラベルを追加する

これにより、視覚的にわかりやすいグラフが素早く作成でき、データの分析結果をチームに共有する際にも役立ちます。

5. エラーやトラブルの解決

Excelの作業中に、思わぬエラーや問題が発生することがあります。数式が正しく機能しない、マクロが動作しない、データの計算結果が合わないなど、様々なトラブルが起こり得ます。そんな時、ChatGPTにエラーの内容を伝えると、迅速にその原因を解析し、解決策を提案してくれます。

プロンプト

「SUMIF関数が正しく動作しません。どうすればいいですか？」

この質問に対して、ChatGPTは以下のような対応策を提案します。

  • 引数に誤りがないか確認する
  • データ範囲が正しく指定されているか確認する
  • テキストと数値のデータ形式が混在していないか確認する

このように、トラブルシューティングにかかる時間を短縮し、問題を迅速に解決することが可能です。

6. Excelの作業効率を上げるショートカットやコツの提案

Excel作業をスムーズに進めるためには、ショートカットキーを活用することが重要です。ChatGPTにショートカットキーや効率化のコツを質問することで、知っておくべきテクニックをすぐに把握でき、日々の作業をスピードアップできます。

プロンプト

「効率化に役立つExcelのショートカットを教えてください」

ChatGPTは次のような便利なショートカットを教えてくれます。

  • Ctrl + C: コピー
  • Ctrl + V: 貼り付け
  • Ctrl + Z: 元に戻す
  • Ctrl + F: 検索
  • Ctrl + Shift + L: フィルタの適用/解除

これらを活用することで、複雑な操作も簡単に、そして迅速に行うことができます。

まとめ

ChatGPTを活用することで、Excelでの作業を効率的に進めるための多くのテクニックや知識を得ることができます。複雑な数式の作成、VBAのコード自動生成、データ整理や可視化、エラーの解決まで、幅広い分野で役立つサポートが受けられます。AIを取り入れて日々の作業効率を劇的に向上させましょう。

Excelに関する問題があれば、ぜひChatGPTに質問してみてください。何かよくわからないスクールに通ったり、大学の深度の遅い大学の授業を受けるよりも、より有意義内容を学ぶことができるでしょう。

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